¡Ojo! Errores Comunes que Debes Evitar al Digitalizar tus Contratos

Pasarse a los contratos digitales tiene muchísimas ventajas, pero como con cualquier herramienta poderosa, si la usas mal, te puedes meter en problemas. Una cosa es comprar un software para firmar y otra muy distinta es implementar una estrategia de contratación digital que sea segura y legalmente sólida.

Evitar estos tropiezos comunes es fundamental para que la digitalización sea una ventaja competitiva y no un dolor de cabeza legal.

1. No te Equivoques de Firma: Usa la Correcta para Cada Ocasión

Uno de los peores errores es usar la Firma Electrónica Simple (FES) para cosas que la ley te exige hacer con Firma Electrónica Avanzada (FEA). Por ejemplo, si intentas constituir tu sociedad a través del portal "Tu Empresa en un Día" (regido por la Ley N° 20.659), la ley exige que los socios utilicen su FEA. Si usaras una FES, ese acto no tendría ninguna validez legal.

No conocer estas diferencias puede anular tus contratos y crearte problemas legales serios. Siempre tienes que evaluar qué tipo de acuerdo estás firmando y cuál es el riesgo para decidir qué firma necesitas.

2. Tu Identidad Digital es Oro: ¡Cuida tu Clave Privada!

La clave privada de tu firma electrónica es como tu firma de puño y letra, pero con superpoderes. La Ley N° 19.799 establece que el titular de la firma tiene el deber de mantener el control exclusivo de sus claves.

Si la pierdes o alguien te la roba, esa persona podría firmar cualquier cosa en tu nombre, con consecuencias que pueden ser desastrosas. Tienes que tratar estas claves con la máxima seguridad: nunca las compartas, usa contraseñas fuertes y guárdalas en dispositivos seguros como un token o un disco encriptado.

3. El Caos del Correo Electrónico: No Gestiones tus Contratos en la Bandeja de Entrada

Manejar todo el ciclo de tus contratos solo por email es la receta perfecta para el desorden y el riesgo. Es muy fácil que se pierda la versión final, que no sepas si un contrato se renueva o cuándo vence, o que termines con varias versiones distintas del mismo documento.

Si bien un correo puede servir como prueba de consentimiento en algunos casos, carece de la trazabilidad, integridad y seguridad que ofrece una plataforma de gestión contractual. Para hacerlo bien, necesitas una plataforma centralizada que organice y gestione tus contratos de forma segura.

4. Cuidado con el "Acepto": Revisa Siempre la Letra Chica

En el mundo digital, es muy común encontrarse con contratos "click-wrap" donde solo haces clic para aceptar, como los términos y condiciones de una página web. Aunque son prácticos, legalmente se consideran contratos de adhesión.

Esto significa que se les aplica la Ley N° 19.496 de Protección del Consumidor, la cual prohíbe las cláusulas abusivas que causan un desequilibrio importante en contra del consumidor. Es un error pensar que, por ser digitales, no hay que leerlos. El contenido del contrato sigue siendo lo más importante, y una revisión legal experta es clave para proteger a tu empresa.

5. ¿Hay Algo que Todavía Necesite Papel y Lápiz?

Aunque la firma electrónica sirve para casi todo, la ley chilena todavía guarda algunos actos muy importantes para el formato físico y presencial. Es fundamental que conozcas estas excepciones para no cometer errores que puedan anular un acto jurídico clave.

También hay un caso especial que vale la pena aclarar: los documentos privados que deben ser firmados "ante notario". Aquí, es posible que las partes firmen el documento con su firma electrónica, pero tienen que hacerlo estando físicamente en la notaría, para que el notario certifique el acto con su propia FEA. La verdad es que esto no es muy práctico, porque igual tienes que ir a la notaría.

Es Hora de Dar el Salto: ¿Cómo Empezar?

La cosa está clara: usar contratos digitales ya no es algo del futuro, es una necesidad para cualquier empresa en Chile que quiera competir en serio. La Ley N° 19.799 te da todo el respaldo para hacer este cambio, diciendo que un documento electrónico vale lo mismo que uno en papel y dándote herramientas seguras como la FES y la FEA.

Pero ojo, para que esta transformación digital funcione, no basta con tener la tecnología. La rapidez nunca puede ganarle a la seguridad legal. Las plataformas de software te dan la herramienta para firmar, pero no tienen el ojo de un abogado para evitar errores graves, como elegir mal el tipo de firma o aceptar cláusulas que te perjudican.

En HM Legal, unimos lo mejor de los dos mundos: una plataforma 100% digital y rápida, pero con el respaldo de abogados expertos que revisan y fortalecen cada uno de tus contratos. Con este modelo, dejas de "apagar incendios" legales y empiezas a construir una ventaja real, donde cada acuerdo que firmas es rápido y, a la vez, a prueba de balas.